Eine E-Rechnung ist eine vollständig digitale Rechnung, die in strukturiertem XML-Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) erstellt, übermittelt und automatisch verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu einem reinen PDF enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten—etwa Anschrift, Positionen und Beträge—die direkt in Buchhaltungssysteme importiert werden. Dadurch spart sie manuelle Erfassungsschritte, reduziert Fehler und beschleunigt den gesamten Rechnungsworkflow. E-Rechnungen entsprechen zudem der EU-Norm EN 16931 und sind in vielen Ländern bereits Pflicht für den B2G- sowie künftig auch B2B-Verkehr.

Obwohl das Versenden von PDF-Rechnungen per E-Mail auf den ersten Blick kostenfrei erscheint, verursachen manuelle Prozesse erhebliche versteckte Kosten. Jeder Empfänger, der die Daten manuell erfasst, führt zu Aufwänden in der Buchhaltung – Druck-, Porto- und Archivkosten fallen zwar weg, doch automatisierte Workflows können hier noch deutlich effizienter sein. Eine strukturierte E-Rechnung wird direkt in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem importiert, minimiert Fehlerquellen und verkürzt buchhalterische Abläufe. Unternehmen sparen so nicht nur Zeit, sondern senken auch Prozesskosten um bis zu 60% gegenüber E-Mail-PDFs. Zudem erfüllen Sie mit E-Rechnungen die gesetzlichen Vorgaben und verbessern Ihre Liquidität durch schnellere Zahlungsfreigaben.

Viele ERP-Systeme behaupten zwar, EN 16931-konforme E-Rechnungen zu erstellen, doch die Realität sieht oft anders aus. Häufig sind diese Ausgaben nur teilweise standardkonform oder weisen Fehler in der XML-Struktur auf, die zu Ablehnungen beim Empfänger führen können. Besonders bei Updates der EN 16931-Norm oder länderspezifischen Anpassungen (wie XRechnung-Versionen) entstehen schnell Kompatibilitätslücken.

RicohIDX übernimmt hingegen die volle Garantie für 100%ige Standardkonformität aller ausgehenden E-Rechnungen. Unser System wird kontinuierlich aktualisiert und an alle Norm-Änderungen angepasst – Sie müssen sich keine Gedanken über veraltete Formate oder fehlerhafte Übertragungen machen. Zusätzlich bietet RicohIDX eine sichere, direkte Übertragung über zertifizierte Kanäle statt unsicherer E-Mail-Anhänge. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen nicht nur technisch korrekt sind, sondern auch zuverlässig beim Empfänger ankommen und verarbeitet werden.

Ricoh IDX ist bewusst als plattformunabhängige E-Invoicing-Lösung konzipiert und lässt sich über standardisierte Schnittstellen problemlos an die gängigsten ERP- und Rechnungsprogramme anbinden. Ob SAP, Microsoft Dynamics, Sage, DATEV oder Branchensoftware – Ricoh IDX unterstützt sowohl XML- als auch CSV-Exporte und nutzt REST-APIs oder FTP für den Datenaustausch.

Dank vorkonfigurierter Konnektoren und eines flexiblen Mapping-Tools können Sie Ihre Rechnungsdaten in wenigen Schritten automatisch an Ricoh IDX übergeben. Das System wandelt diese Daten dann in EN 16931-konforme E-Rechnungen um und überträgt sie an Empfänger oder Netzwerke. Bei Bedarf realisieren wir auch individuelle Integrationen über Webhooks oder standardisierte EDI-Protokolle. So bleibt Ihre bestehende Infrastruktur unverändert, während Sie gesetzeskonforme E-Rechnungen vollautomatisch versenden.

Ricoh IDX mag auf den ersten Blick Kosten verursachen, doch die Investition amortisiert sich schnell durch erhebliche Einsparungen. Eine professionelle E-Invoicing-Lösung erspart Ihnen manuelle Aufwände, die bei herkömmlichen Rechnungsprozessen versteckte Kosten von 15-25 Euro pro Rechnung verursachen können – für Druck, Porto, Archivierung und vor allem Arbeitszeit in der Buchhaltung.

Mit Ricoh IDX automatisieren Sie nicht nur den Versand, sondern auch die Empfangsseite: Eingehende Rechnungen werden direkt in Ihr System importiert, Fehler minimiert und Zahlungsfristen durch schnellere Bearbeitung verkürzt. Viele Unternehmen refinanzieren die Systemkosten bereits ab 50-100 Rechnungen pro Monat durch eingesparte Prozesskosten und verbesserte Liquidität.

Hinzu kommt die Rechtssicherheit: Ohne konforme E-Invoicing-Lösung riskieren Sie ab 2025 Geschäftsverluste, da viele Kunden nur noch E-Rechnungen akzeptieren werden. Ricoh IDX ist daher keine Zusatzkosten, sondern eine zukunftssichernde Investition, die sich durch Effizienzgewinne und Compliance-Sicherheit schnell bezahlt macht.

Eine PDF-Rechnung ist wie ein digitales Bild – Menschen können sie lesen, aber Computer nicht automatisch verarbeiten. Alle Daten müssen manuell in die Buchhaltung eingegeben werden.

Eine E-Rechnung hingegen enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format. Beträge, Positionen und alle anderen Rechnungsinformationen können direkt und automatisch in ERP- oder Buchhaltungssysteme importiert werden – ohne Tippfehler, ohne manuellen Aufwand. Das spart Zeit und reduziert Kosten erheblich.